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Posts Tagged ‘Tareas’

PODIO … Una herramienta para gestionar a tus colaboradores

julio 23, 2011 2 comentarios

Luego de probar varias aplicaciones para gestionar tareas y proyectos encontré navegando en la comunidad de Pearltrees  el portal PODIO. Esta es una herramienta disponible en la web que permite la gestión de tareas y proyectos para equipos de trabajo. Hay cosas interesantes que distinguen a PODIO de otras aplicaciones que he utilizado. Una es la filosofía con al cual se diseño la aplicación, esta mas orientada a gestionar empresas que solo equipos de trabajo, por lo tanto es muy útil para CEO o ejecutivos que tienen responsabilidad sobre múltiples equipos de trabajo, realmente permite personalizar cada área y gestionarlas de forma independientemente. Otra ventaja es que dentro de cada espacio de trabajo podemos incluir aplicaciones que se adecuen para cada grupo desde la biblioteca de aplicaciones. Existen desarrollos específicos para funciones comunes empresariales como CRM, Control de RRHH, Gestión de Proyectos etc, y si no encuentras una aplicación la puedes desarrollar fácilmente a través de las herramientas de programación disponibles. Es muy útil a la hora de archivar documentos, actualizarlos y distribuirlos, y una de las propiedades preferidas es la acción de poder concatenar cualquier evento dentro del espacio a una tarea con recordatorio incluido. Desde el punto de vista de los colaboradores es una interfaz sencilla de utilizar que permite organizar la demanda de trabajo generada por la organización. Tal vez una mejorar que me gustaría ver en PODIO es la posibilidad de programar tareas recurrentes. La prueba gratuita de PODIO es totalmente funcional, aunque solo permite agregar un máximo de 10 colaboradores.

Social Media para Equipos de Trabajo

enero 14, 2011 5 comentarios

El impacto de las redes sociales ha llegado al ambiente de trabajo de la mano de aplicaciones web que ayudan a mejorar la comunicación de los equipos de trabajo y hacer seguimiento a las distintas tareas. Lograr integrar en un mismo ambiente de trabajo la asignación de tarea, disponibilidad de recursos y la posibilidad de comunicarse sin importar la ubicación geográfica de los integrantes del equipo,  es un impulso a la productividad de las empresas. Así nace la Social Media para grupo de trabajo empresariales, estas aplicaciones permiten a un gerente de proyecto agrupar virtualmente a sus colaboradores, asignar tareas, controlar la ejecución del proyecto y en algunos casos llevar un control en linea de los costos. Son aplicaciones adecuadas para cualquier equipo de trabajo, sin embargo los equipos con colaboradores ubicados en distintos puntos geográficos agradecerán el uso de estas aplicaciones. Si twitter y facebook son indispensables para ti, debes usar estas aplicaciones con tus colaboradores y seguramente lograrás capitalizar habilidades de la web 2.0 en favor de los objetivos empresariales.

Del universo de aplicaciones que hay en la web con este fin, estas son las que me llamaron la atención:

Anímate a evaluar estas aplicaciones e integrar elementos de la web 2.0 a tu rutina de trabajo.

Cambio de Hábitos en una Organización ¿Mito o Realidad?

marzo 16, 2010 1 comentario

Cada vez que leo artículos relacionados con productividad, un elemento común apunta hacia cuanto tiempo dedicamos efectivamente a la ejecución de las tareas diarias. En un artículo titulado “Los 7 Magníficos de los Malos Hábitos” se aborda la problemática de las interrupciones  que afectan la productividad. Coincido con su autor  en que el constante bombardeo de correos electrónicos, llamadas telefónicas y gestión ineficiente de las tareas  atentan contra la productividad individual y grupal. La solución planteada por los expertos  a esta situación está fundamentada en el cambio de hábitos, hay muchas ideas para generar ese cambio, pueden leer ” 20 ideas personales para salvar el caos diario” donde encontraran recomendaciones para mejorar la productividad. Pero al leer estos artículos y trasladarlos a la realidad laboral me surgen muchas interrogantes sobre la aplicación práctica de estas recomendaciones personales en un entorno organizacional. ¿Como disminuir la atención en el correo electrónico y llamadas si mi organización me doto de un Smartphone para estar “siempre” conectado? ¿Como planificar tareas si todo en la organización es para ayer? , ¿Como no caer en la multitarea si mi jefe es una metralleta de tareas?. Estas preguntas saltan a mi mente y cuestionan la viabilidad de la aplicación de muchas de estas recomendaciones en el entorno laboral. En algunas organizaciones la cultura de trabajo refuerza los “Malos Hábitos” lo que genera un obstáculo adicional a estos procesos de cambio. Ahora, esto no significa que todo esta perdido, solo nos invita a desarrollar un plan adecuado para lograr los cambios. Mejorar la productividad individual parte de un cambio  que demanda constancia y sacrificios que solo está limitada por nuestra motivación, pero el cambio organizacional debe estar acompañada por una estrategia que permita modificar  hábitos grupales  a fin de garantizar la mejora de la productividad en el largo plazo. Para generar un cambio de hábitos en la empresa es importante  involucrar a colaboradores, pares y superiores en grupos de trabajo donde puedan conversar sobre estos “Malos Hábitos” y llegar a acuerdos sobre como modificarlos. Es importante establecer objetivos grupales y evaluar su desempeño mensualmente para generar motivación en el equipo y afianzar los buenos hábitos. Considero que el aspecto más importante es que los líderes promuevan y se involucren en este proceso de cambio, ya que a pesar que estos se fundamentan en un cambio individual sin el apoyo de la Alta Gerencia estos cambios no se afianzaran dentro de la organización. Tal vez  podemos pensar que los cambios dentro de la organización pueden ser un Mito, pero está en nuestras manos en convertirlo en una Realidad.

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Control de Tareas

marzo 10, 2010 4 comentarios

Controlar las ejecución de las tareas es una labor ardua dentro de una organización. El día a día nos llena de correo y anotaciones que a veces llegan a ser muy complicadas de gestionar, entonces ¿Como controlar las tareas?. En la web hay varias herramientas sencilla y gratuitas que nos permiten realizar un inventario de tareas y realizar una gestion del tiempo eficiente. Luego de realizar una revisión de varias herramientas  estas son las que me parecieron mas interesantes:

  • Pivotal Tracker (www.pivotaltracker.com): esta es una aplicación que propone un método para el manejo de la lista de inventario y lleva las estadísticas de la ejecución de las tareas. Permite el trabajo colaborativo en linea y adicionar comentarios a cada tarea.
  • Vitalist (www.vitalist.com): gestiona múltiples tareas agrupándolas según distintos parámetros personalizables, potente aplicación web y su versión básica es gratuita.
  • Doit (www.doit.im): es una aplicación desarrollada en adobe air muy fácil de usar y con un nivel de parametrizacion aceptable para ser una aplicación gratis.
  • Doomi (www.doominow.com): esta  aplicación desarrollada en adobe air es muy sencilla y en lo particular mi favorita por su simplicidad, lo mas interesante es que permite mantener las tareas mas importantes en el escritorio del PC.
  • Remember The Milk (www.rememberthemilk.com): una aplicacion muy popular que permite el acceso a través de dispositivos móviles en su versión pro. La versión gratuita permite la integracion con Google Calendar y a las Tareas en Gmail.

Tan importante como gestionar las tareas es estar convencido que las mismas pueden ser ejecutadas en el tiempo establecido. Elaboren una lista de tareas basadas en su planificación semanal, verifiquen que se tienen los recursos y el tiempo necesario para ejecutarlas y controlen diariamente su avance. Al final de la semana podrán evaluar su desempeño y se sentiran estimulados por los logros.

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¡¡ ME FALTA TIEMPO ¡¡

marzo 8, 2010 1 comentario

Mucho se ha hablado sobre la administración del tiempo, existen muchos cursos, seminarios y talleres para apoyar el desarrollo de competencias que permitan mejorar el manejo del tiempo, pero es común escuchar “me falta tiempo”  a cualquier nivel de una organización. El tiempo es el recurso mas costoso que puede administrar un Gerente y en gran medida el mas complejo ya que esta íntimamente relacionado con el recurso humano. Hay distintas razones por las cuales podemos observar los síntomas de “me falta tiempo” en una organización, alguna de ellos son los siguientes:

  • Desbalance en la distribución de cargas de trabajo: cuando no existen procesos y roles bien definidos se puede  generar zonas grises, esto eventualmente se manifiesta en retrabajos e ineficiencias que afectan el uso del tiempo de los empleados involucrados.
  • Adiestramiento no focalizado: el uso de herramientas informáticas puede mejorar la productividad de los negocios, pero el éxito de la automatización esta relacionado con las competencias que tenga el personal para interactuar eficientemente con la informática. Sin un adiestramiento adecuado es difícil lograr el éxito.
  • Tareas no estandarizadas: la estandarizacion es la clave para mejorar los tiempos de ejecución y acortar los ciclos de aprendizaje del personal.
  • Ausencia de planificación de tareas: planificar las tareas semanalmente con el personal es un elemento básico para hacer un buen uso del tiempo.
  • Tareas injustificadas: se debe cuidar que las tareas realmente importantes reciban el tratamiento adecuado, por lo tanto se deben eliminar aquellas tareas injustificadas que consumen recursos y tiempo.

Seguramente existen mas razones por las cuales “me falta tiempo” ,pero considero que un buen inicio para mejorar esta dolencia organizacional parte por atacar los 5 puntos anteriores. Los invito a incluir en su planificación semanal de trabajo una tarea destinada a revisar los procesos e identificar aquellas tareas susceptibles a estandarizar y eliminar la tareas injustificadas. Luego de estandarizar las tareas sera mas fácil balancear las cargas de trabajo e identificar las necesidades de adiestramiento. Mantener esta estrategia en el mediano y largo plazo mejorara la percepción de nuestro equipo sobre el manejo del tiempo y el logro de los objetivos propuestos.

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