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Archive for the ‘Productividad’ Category

Quirky: Invención accesible a todos

marzo 21, 2013 1 comentario

Recientemente a través del canal de Aldea Digital pude disfrutar de la presentación de Ben Kaufman, CEO de la empresa Quirky con sede en Nueva York. Esta es una empresa que lanza en promedio 3 nuevos productos al mercado de consumo semanales, si a la semana !!! . Quirky es una plataforma desarrollada para apoyar a las personas que tienen ideas interesantes y no saben como llevarlas a la realidad. Ben en su experiencia de ser inventor, se dio cuenta de todas las dificultades que se presentan a la hora de desarrollar una idea y convertirla en productos, así que fundo esta empresa  y puso a disposición de cualquier persona una estructura de diseño, manufactura y comercialización de bienes de consumo dinámica y ágil que permite en solo 100 días desarrollar un nuevo producto y colocarlo en el mercado. El exito de Quirky se ha apoyado en los siguientes elementos:

1.- Hacer accesible la manufactura y comercialización a cualquier persona que tienen una idea.
2.- Manejar todos los aspectos técnicos, administrativos y comerciales del desarrollo de productos.
3.- Colocar a disposición de cualquier persona que tenga una idea un equipo de profesionales que la harán realidad.
4.- Validar estas ideas a través de una comunidad de usuarios y colaboradores a fin de avalar la viabilidad de la misma.
5.- Mejorar los productos en un ambiente virtual colaborativo.
6.- Distribución de dividendos a cada persona de la comunidad que participe en el proyecto y garantizar los derechos de autor a los inventores.

Lo mas interesante de Quirky es que no se concentra en el proceso de invención, sino que invita a la comunidad a generar ideas y ellos hacen realidad aquellas que realmente tienen posibilidades de ser exitosas en el mercado. Así que entregaron el equipo de innovación a la comunidad, seria su empresa capaz de hacer eso???. Una propuesta interesante para no limitar las ideas y dar paso a la  innovación.

Gestionar Indicadores con Excel 2010

diciembre 10, 2011 5 comentarios

La gerencia moderna gira al rededor de los indicadores de gestión. Con ellos medimos el desempeño organizacional y sin ellos sentimos que la gestión se encuentra a la deriva. Sin embargo muchas empresas encuentran complicado el desarrollo, implementación y seguimiento de los indicadores de gestión. En la literatura podemos encontrar muchas métricas que se ajustan a cada actividad que queramos medir, pero el gran obstáculo que encontramos en la implementación de los indicadores es el proceso de gestionar los datos y obtener de una manera eficiente y oportuna el resultado de las métricas a fin de poder tomar decisiones. La tecnología de información a dado grandes pasos hacia la automatización de los indicadores de gestión. La implementación de ERP  permiten gestionar la información y a través de software de Business Intelligence (BI) logramos interactuar en tiempo real con los datos y obtener  los indicadores de gestión. Pero ¿Que podemos hacer cuando la empresa donde laboramos no cuentan con estos recursos tecnológicos?. Si no contamos con un software de BI podemos utilizar Excel para construir nuestro tablero de control. Actualmente utilizo un complemento para Excel 2010 llamado Power Pivot, este complemento expande las posibilidades del uso de las tabla dinámicas permitiendo generar cubos de consulta de múltiple variables  alojadas en Bases de Datos de hojas Excel, SQL , Acces y de otras fuentes, lo que permite usar la herramientas de Excel para desarrollar y monitorear los indicadores de gestión. Ya no es necesaria tanta tecnología para desarrollar sus indicadores y gestionar la información clave de la empresa.

PODIO … Una herramienta para gestionar a tus colaboradores

julio 23, 2011 2 comentarios

Luego de probar varias aplicaciones para gestionar tareas y proyectos encontré navegando en la comunidad de Pearltrees  el portal PODIO. Esta es una herramienta disponible en la web que permite la gestión de tareas y proyectos para equipos de trabajo. Hay cosas interesantes que distinguen a PODIO de otras aplicaciones que he utilizado. Una es la filosofía con al cual se diseño la aplicación, esta mas orientada a gestionar empresas que solo equipos de trabajo, por lo tanto es muy útil para CEO o ejecutivos que tienen responsabilidad sobre múltiples equipos de trabajo, realmente permite personalizar cada área y gestionarlas de forma independientemente. Otra ventaja es que dentro de cada espacio de trabajo podemos incluir aplicaciones que se adecuen para cada grupo desde la biblioteca de aplicaciones. Existen desarrollos específicos para funciones comunes empresariales como CRM, Control de RRHH, Gestión de Proyectos etc, y si no encuentras una aplicación la puedes desarrollar fácilmente a través de las herramientas de programación disponibles. Es muy útil a la hora de archivar documentos, actualizarlos y distribuirlos, y una de las propiedades preferidas es la acción de poder concatenar cualquier evento dentro del espacio a una tarea con recordatorio incluido. Desde el punto de vista de los colaboradores es una interfaz sencilla de utilizar que permite organizar la demanda de trabajo generada por la organización. Tal vez una mejorar que me gustaría ver en PODIO es la posibilidad de programar tareas recurrentes. La prueba gratuita de PODIO es totalmente funcional, aunque solo permite agregar un máximo de 10 colaboradores.

Herramientas para Controlar Proyectos

En la era de las web 2.0 se han desarrollado muchas herramientas gratuitas para la planificación y control de proyectos. Hace algunos años Primavera y Project eran los software a la vanguardia de la planificación de proyectos. Ahora hay software para controlar distintos tipos de proyectos dependiendo de la disciplina y la envergadura del mismo. En este post hare referencia a varias herramientas para el control de proyecto disponibles en la web de forma gratuitas.

Las siguientes herramientas son adecuadas para profesionales independientes o pequeñas empresas:

  • Klok: aplicación para el control de pequeños proyectos personales, desarrollada en Adobe Air, muy fácil de manejar.
  • Open Workbench: aplicación open source excelente para sustituir a Microsoft Project. Si es un profesional independiente o PYMES que necesita manejar proyectos, este software gratis es una buena opción.
  • Openproj: otra aplicación open source de fácil instalación sustituto de Microsoft Project.
  • Doolphy: es una herramienta web para el desarrollo de proyectos, muy sencilla pero adecuada para pequeños equipos de trabajo, aun está en su fase beta.
  • Huddle: mi herramienta preferida para el manejo de proyectos on line, es muy potente, de fácil manejo y con gran capacidad para el trabajo colaborativo. Tiene una versión gratuita limitada, si necesita manejar muchos proyectos en simultaneo es recomendable migrar a un plan pago.

Si su empresa requiere software más especializado y cuenta con un departamento de S&T estos software pueden ser útiles:

  • Project-Open: un software que puede funcionar como puente entre un ERP y un PM, es open source pero requiere dedicación para su instalación y parametrizacion.
  • Agile Project Management: un software especializado para la planificación y control de proyectos de desarrollo de software.

Dedicar tiempo suficiente a la planificación de actividades de un proyecto y utilizar una herramienta adecuada para su control y gestión es fundamental para lograr los objetivos propuestos.

¿ Conoces otra aplicación para el manejo de proyectos ? … compartela con nosotros ..

Cambio de Hábitos en una Organización ¿Mito o Realidad?

marzo 16, 2010 1 comentario

Cada vez que leo artículos relacionados con productividad, un elemento común apunta hacia cuanto tiempo dedicamos efectivamente a la ejecución de las tareas diarias. En un artículo titulado “Los 7 Magníficos de los Malos Hábitos” se aborda la problemática de las interrupciones  que afectan la productividad. Coincido con su autor  en que el constante bombardeo de correos electrónicos, llamadas telefónicas y gestión ineficiente de las tareas  atentan contra la productividad individual y grupal. La solución planteada por los expertos  a esta situación está fundamentada en el cambio de hábitos, hay muchas ideas para generar ese cambio, pueden leer ” 20 ideas personales para salvar el caos diario” donde encontraran recomendaciones para mejorar la productividad. Pero al leer estos artículos y trasladarlos a la realidad laboral me surgen muchas interrogantes sobre la aplicación práctica de estas recomendaciones personales en un entorno organizacional. ¿Como disminuir la atención en el correo electrónico y llamadas si mi organización me doto de un Smartphone para estar “siempre” conectado? ¿Como planificar tareas si todo en la organización es para ayer? , ¿Como no caer en la multitarea si mi jefe es una metralleta de tareas?. Estas preguntas saltan a mi mente y cuestionan la viabilidad de la aplicación de muchas de estas recomendaciones en el entorno laboral. En algunas organizaciones la cultura de trabajo refuerza los “Malos Hábitos” lo que genera un obstáculo adicional a estos procesos de cambio. Ahora, esto no significa que todo esta perdido, solo nos invita a desarrollar un plan adecuado para lograr los cambios. Mejorar la productividad individual parte de un cambio  que demanda constancia y sacrificios que solo está limitada por nuestra motivación, pero el cambio organizacional debe estar acompañada por una estrategia que permita modificar  hábitos grupales  a fin de garantizar la mejora de la productividad en el largo plazo. Para generar un cambio de hábitos en la empresa es importante  involucrar a colaboradores, pares y superiores en grupos de trabajo donde puedan conversar sobre estos “Malos Hábitos” y llegar a acuerdos sobre como modificarlos. Es importante establecer objetivos grupales y evaluar su desempeño mensualmente para generar motivación en el equipo y afianzar los buenos hábitos. Considero que el aspecto más importante es que los líderes promuevan y se involucren en este proceso de cambio, ya que a pesar que estos se fundamentan en un cambio individual sin el apoyo de la Alta Gerencia estos cambios no se afianzaran dentro de la organización. Tal vez  podemos pensar que los cambios dentro de la organización pueden ser un Mito, pero está en nuestras manos en convertirlo en una Realidad.

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¡¡ ME FALTA TIEMPO ¡¡

marzo 8, 2010 1 comentario

Mucho se ha hablado sobre la administración del tiempo, existen muchos cursos, seminarios y talleres para apoyar el desarrollo de competencias que permitan mejorar el manejo del tiempo, pero es común escuchar “me falta tiempo”  a cualquier nivel de una organización. El tiempo es el recurso mas costoso que puede administrar un Gerente y en gran medida el mas complejo ya que esta íntimamente relacionado con el recurso humano. Hay distintas razones por las cuales podemos observar los síntomas de “me falta tiempo” en una organización, alguna de ellos son los siguientes:

  • Desbalance en la distribución de cargas de trabajo: cuando no existen procesos y roles bien definidos se puede  generar zonas grises, esto eventualmente se manifiesta en retrabajos e ineficiencias que afectan el uso del tiempo de los empleados involucrados.
  • Adiestramiento no focalizado: el uso de herramientas informáticas puede mejorar la productividad de los negocios, pero el éxito de la automatización esta relacionado con las competencias que tenga el personal para interactuar eficientemente con la informática. Sin un adiestramiento adecuado es difícil lograr el éxito.
  • Tareas no estandarizadas: la estandarizacion es la clave para mejorar los tiempos de ejecución y acortar los ciclos de aprendizaje del personal.
  • Ausencia de planificación de tareas: planificar las tareas semanalmente con el personal es un elemento básico para hacer un buen uso del tiempo.
  • Tareas injustificadas: se debe cuidar que las tareas realmente importantes reciban el tratamiento adecuado, por lo tanto se deben eliminar aquellas tareas injustificadas que consumen recursos y tiempo.

Seguramente existen mas razones por las cuales “me falta tiempo” ,pero considero que un buen inicio para mejorar esta dolencia organizacional parte por atacar los 5 puntos anteriores. Los invito a incluir en su planificación semanal de trabajo una tarea destinada a revisar los procesos e identificar aquellas tareas susceptibles a estandarizar y eliminar la tareas injustificadas. Luego de estandarizar las tareas sera mas fácil balancear las cargas de trabajo e identificar las necesidades de adiestramiento. Mantener esta estrategia en el mediano y largo plazo mejorara la percepción de nuestro equipo sobre el manejo del tiempo y el logro de los objetivos propuestos.

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