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Archive for 18 marzo 2010

Promover a un Colaborador y no Morir en el Intento

Un interesante post titulado ¿Dos Gallos en un mismo Gallinero? de Agustín Brañas, plantea una situación común en las organizaciones donde  un empleado puede  sentir truncado su crecimiento profesional por la promoción de un compañero. Un líder puede encontrar distintas dificultades en el manejo de esta situación dependiendo del tipo de empresa donde labore.

En el caso de una organización donde existen procesos formales y una cultura empresarial definida podemos trabajar con “estrategias convencionales” para manejar esta situación, debido a que  muchos de los esquemas laborales no se verán afectados por la promoción de un colaborador del equipo. En este caso el manejo de la carga emocional del aspirante no promovido es el aspecto más importante a trabajar. Es ideal que el líder de la organización utilice técnicas de coaching para este caso. Si el líder no puede,  es útil buscar apoyo con un especialista en coaching independiente que permita orientar al empleado.

Ahora, si esto sucede en pequeñas y medianas empresas donde los procesos de trabajo y cultura organizacional no están bien definidos, y ademas es responsabilidad del  nuevo jefe darles forma, definitivamente esta situación se puede complicar. Manejar cambios en la cultura de trabajo y una condición emocional puede llegar a ser complejo, más aun si el aspirante no promovido siente que  el nuevo jefe tiene una cultura laboral que  no está alineada con sus valores profesionales y personales. En estas situaciones aparecen muchos “fantasmas” que se deben identificar para no realizar una evaluación subjetiva que pueda complicar la adaptación al cambio de los involucrados. Identificar las legítimas diferencias y puntos de encuentro entre el promovido y aspirante lo ayudará en el desarrollo de un proceso de cambio beneficioso para el trabajo individual y del equipo. En estos casos es clave homogeneizar la cultura y los procesos a través del trabajo colaborativo, esto ayudará a la integración de los nuevos actores.

En estos procesos no solo hay diferencias que deben ser manejadas entre el promovido y el aspirante. La aceptación del equipo de trabajo es un componente importante, si el equipo no reconoce al promovido como un líder natural y alimenta la inconformidad del aspirante puede ser una situación adversa para la nueva gestión. El líder de la organización debe implementar un proceso de gestión del cambio a fin de canalizar esta situación y lograr los resultados propuestos. Para generar resultados diferentes hay que hacer las cosas diferentes, pero recuerde que es importante gestionar los cambios y orientar a su personal.

Siempre hable sinceramente con sus colaboradores y de un feedback a tiempo para convertir estas situaciones en oportunidades de mejora y no en conflictos.

Cambio de Hábitos en una Organización ¿Mito o Realidad?

marzo 16, 2010 1 comentario

Cada vez que leo artículos relacionados con productividad, un elemento común apunta hacia cuanto tiempo dedicamos efectivamente a la ejecución de las tareas diarias. En un artículo titulado “Los 7 Magníficos de los Malos Hábitos” se aborda la problemática de las interrupciones  que afectan la productividad. Coincido con su autor  en que el constante bombardeo de correos electrónicos, llamadas telefónicas y gestión ineficiente de las tareas  atentan contra la productividad individual y grupal. La solución planteada por los expertos  a esta situación está fundamentada en el cambio de hábitos, hay muchas ideas para generar ese cambio, pueden leer ” 20 ideas personales para salvar el caos diario” donde encontraran recomendaciones para mejorar la productividad. Pero al leer estos artículos y trasladarlos a la realidad laboral me surgen muchas interrogantes sobre la aplicación práctica de estas recomendaciones personales en un entorno organizacional. ¿Como disminuir la atención en el correo electrónico y llamadas si mi organización me doto de un Smartphone para estar “siempre” conectado? ¿Como planificar tareas si todo en la organización es para ayer? , ¿Como no caer en la multitarea si mi jefe es una metralleta de tareas?. Estas preguntas saltan a mi mente y cuestionan la viabilidad de la aplicación de muchas de estas recomendaciones en el entorno laboral. En algunas organizaciones la cultura de trabajo refuerza los “Malos Hábitos” lo que genera un obstáculo adicional a estos procesos de cambio. Ahora, esto no significa que todo esta perdido, solo nos invita a desarrollar un plan adecuado para lograr los cambios. Mejorar la productividad individual parte de un cambio  que demanda constancia y sacrificios que solo está limitada por nuestra motivación, pero el cambio organizacional debe estar acompañada por una estrategia que permita modificar  hábitos grupales  a fin de garantizar la mejora de la productividad en el largo plazo. Para generar un cambio de hábitos en la empresa es importante  involucrar a colaboradores, pares y superiores en grupos de trabajo donde puedan conversar sobre estos “Malos Hábitos” y llegar a acuerdos sobre como modificarlos. Es importante establecer objetivos grupales y evaluar su desempeño mensualmente para generar motivación en el equipo y afianzar los buenos hábitos. Considero que el aspecto más importante es que los líderes promuevan y se involucren en este proceso de cambio, ya que a pesar que estos se fundamentan en un cambio individual sin el apoyo de la Alta Gerencia estos cambios no se afianzaran dentro de la organización. Tal vez  podemos pensar que los cambios dentro de la organización pueden ser un Mito, pero está en nuestras manos en convertirlo en una Realidad.

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Control de Tareas

marzo 10, 2010 4 comentarios

Controlar las ejecución de las tareas es una labor ardua dentro de una organización. El día a día nos llena de correo y anotaciones que a veces llegan a ser muy complicadas de gestionar, entonces ¿Como controlar las tareas?. En la web hay varias herramientas sencilla y gratuitas que nos permiten realizar un inventario de tareas y realizar una gestion del tiempo eficiente. Luego de realizar una revisión de varias herramientas  estas son las que me parecieron mas interesantes:

  • Pivotal Tracker (www.pivotaltracker.com): esta es una aplicación que propone un método para el manejo de la lista de inventario y lleva las estadísticas de la ejecución de las tareas. Permite el trabajo colaborativo en linea y adicionar comentarios a cada tarea.
  • Vitalist (www.vitalist.com): gestiona múltiples tareas agrupándolas según distintos parámetros personalizables, potente aplicación web y su versión básica es gratuita.
  • Doit (www.doit.im): es una aplicación desarrollada en adobe air muy fácil de usar y con un nivel de parametrizacion aceptable para ser una aplicación gratis.
  • Doomi (www.doominow.com): esta  aplicación desarrollada en adobe air es muy sencilla y en lo particular mi favorita por su simplicidad, lo mas interesante es que permite mantener las tareas mas importantes en el escritorio del PC.
  • Remember The Milk (www.rememberthemilk.com): una aplicacion muy popular que permite el acceso a través de dispositivos móviles en su versión pro. La versión gratuita permite la integracion con Google Calendar y a las Tareas en Gmail.

Tan importante como gestionar las tareas es estar convencido que las mismas pueden ser ejecutadas en el tiempo establecido. Elaboren una lista de tareas basadas en su planificación semanal, verifiquen que se tienen los recursos y el tiempo necesario para ejecutarlas y controlen diariamente su avance. Al final de la semana podrán evaluar su desempeño y se sentiran estimulados por los logros.

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¡¡ ME FALTA TIEMPO ¡¡

marzo 8, 2010 1 comentario

Mucho se ha hablado sobre la administración del tiempo, existen muchos cursos, seminarios y talleres para apoyar el desarrollo de competencias que permitan mejorar el manejo del tiempo, pero es común escuchar “me falta tiempo”  a cualquier nivel de una organización. El tiempo es el recurso mas costoso que puede administrar un Gerente y en gran medida el mas complejo ya que esta íntimamente relacionado con el recurso humano. Hay distintas razones por las cuales podemos observar los síntomas de “me falta tiempo” en una organización, alguna de ellos son los siguientes:

  • Desbalance en la distribución de cargas de trabajo: cuando no existen procesos y roles bien definidos se puede  generar zonas grises, esto eventualmente se manifiesta en retrabajos e ineficiencias que afectan el uso del tiempo de los empleados involucrados.
  • Adiestramiento no focalizado: el uso de herramientas informáticas puede mejorar la productividad de los negocios, pero el éxito de la automatización esta relacionado con las competencias que tenga el personal para interactuar eficientemente con la informática. Sin un adiestramiento adecuado es difícil lograr el éxito.
  • Tareas no estandarizadas: la estandarizacion es la clave para mejorar los tiempos de ejecución y acortar los ciclos de aprendizaje del personal.
  • Ausencia de planificación de tareas: planificar las tareas semanalmente con el personal es un elemento básico para hacer un buen uso del tiempo.
  • Tareas injustificadas: se debe cuidar que las tareas realmente importantes reciban el tratamiento adecuado, por lo tanto se deben eliminar aquellas tareas injustificadas que consumen recursos y tiempo.

Seguramente existen mas razones por las cuales “me falta tiempo” ,pero considero que un buen inicio para mejorar esta dolencia organizacional parte por atacar los 5 puntos anteriores. Los invito a incluir en su planificación semanal de trabajo una tarea destinada a revisar los procesos e identificar aquellas tareas susceptibles a estandarizar y eliminar la tareas injustificadas. Luego de estandarizar las tareas sera mas fácil balancear las cargas de trabajo e identificar las necesidades de adiestramiento. Mantener esta estrategia en el mediano y largo plazo mejorara la percepción de nuestro equipo sobre el manejo del tiempo y el logro de los objetivos propuestos.

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Tecnología y Estrategias al Servicio de las Empresas ¡¡¡

Bienvenidos a mi blog Productividad Al Día, este blog sera dedicado a publicar mi visión de como podemos mejorar la productividad de las empresas y equipos de trabajo a través del uso de las herramientas de la Web 2.0. Durante mis años de experiencia laborar en distintas empresas me he apasionado por la búsqueda del máximo rendimiento de los equipos de trabajo de forma que se logre la mayor productividad de las empresas. Un denominador común en cada una de estas experiencias ha sido que intentamos tener equipos de alto desempeño que no están apoyados con herramientas eficientes que faciliten la ejecución de las tareas fundamentales del negocio. Existe mucha tecnocracia que ocupa mas a los equipos de trabajo en procesos tecnológicos complejos, que en lograr resultados acordes con las expectativas del negocio. ¿ Como lograr un mejor desempeño empresarial? Considero que en definitiva es hacer los procesos mas digeribles  y apoyarse en herramientas simples que permitan realizar las tareas. Lo mas importante es lograr concentrar a los equipos de trabajo en la consecución de los objetivos y no en hacer funcionar las herramientas tecnológicas.

El empredimiento de este blog tiene como finalidad aportar soluciones simples para las PYMES y Lideres empresariales en como obtener un mejor desempeño de su organización a través de la tecnología y de estrategias de trabajo. También espero que este espacio se enriquezca con el aporte y comentarios de todos los entusiastas de la tecnología aplicada a la gerencia.

A la espera de sus aportes y que la información de este blog apoye el desarrollo de la gestión personal y de sus equipos de trabajo.

César Camino

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