Gestionar Indicadores con Excel 2010
La gerencia moderna gira al rededor de los indicadores de gestión. Con ellos medimos el desempeño organizacional y sin ellos sentimos que la gestión se encuentra a la deriva. Sin embargo muchas empresas encuentran complicado el desarrollo, implementación y seguimiento de los indicadores de gestión. En la literatura podemos encontrar muchas métricas que se ajustan a cada actividad que queramos medir, pero el gran obstáculo que encontramos en la implementación de los indicadores es el proceso de gestionar los datos y obtener de una manera eficiente y oportuna el resultado de las métricas a fin de poder tomar decisiones. La tecnología de información a dado grandes pasos hacia la automatización de los indicadores de gestión. La implementación de ERP permiten gestionar la información y a través de software de Business Intelligence (BI) logramos interactuar en tiempo real con los datos y obtener los indicadores de gestión. Pero ¿Que podemos hacer cuando la empresa donde laboramos no cuentan con estos recursos tecnológicos?. Si no contamos con un software de BI podemos utilizar Excel para construir nuestro tablero de control. Actualmente utilizo un complemento para Excel 2010 llamado Power Pivot, este complemento expande las posibilidades del uso de las tabla dinámicas permitiendo generar cubos de consulta de múltiple variables a alojadas en Bases de Datos de hojas Excel, SQL , Acces y de otras fuentes, lo que permite usar la herramientas de Excel para desarrollar y monitorear los indicadores de gestión. Ya no es necesaria tanta tecnología para desarrollar sus indicadores y gestionar la información clave de la empresa.
Invitaciones a Google+
Estimados lectores acá les dejo un link para que puedan registrarse en la red social de Google, Google+ son solo 150 invitaciones. Este es el Link: http://xurl.es/f753x
PODIO … Una herramienta para gestionar a tus colaboradores
Luego de probar 
varias aplicaciones para gestionar tareas y proyectos encontré navegando en la comunidad de Pearltrees el portal PODIO. Esta es una herramienta disponible en la web que permite la gestión de tareas y proyectos para equipos de trabajo. Hay cosas interesantes que distinguen a PODIO de otras aplicaciones que he utilizado. Una es la filosofía con al cual se diseño la aplicación, esta mas orientada a gestionar empresas que solo equipos de trabajo, por lo tanto es muy útil para CEO o ejecutivos que tienen responsabilidad sobre múltiples equipos de trabajo, realmente permite personalizar cada área y gestionarlas de forma independientemente. Otra ventaja es que dentro de cada espacio de trabajo podemos incluir aplicaciones que se adecuen para cada grupo desde la biblioteca de aplicaciones. Existen desarrollos específicos para funciones comunes empresariales como CRM, Control de RRHH, Gestión de Proyectos etc, y si no encuentras una aplicación la puedes desarrollar fácilmente a través de las herramientas de programación disponibles. Es muy útil a la hora de archivar documentos, actualizarlos y distribuirlos, y una de las propiedades preferidas es la acción de poder concatenar cualquier evento dentro del espacio a una tarea con recordatorio incluido. Desde el punto de vista de los colaboradores es una interfaz sencilla de utilizar que permite organizar la demanda de trabajo generada por la organización. Tal vez una mejorar que me gustaría ver en PODIO es la posibilidad de programar tareas recurrentes. La prueba gratuita de PODIO es totalmente funcional, aunque solo permite agregar un máximo de 10 colaboradores.
Pearltrees una Comunidad de Interes
Si Google no te da los resultados que te interesan, esta comunidad te puede ayudar a encontrar lo que buscas.
Pearltress es una comunidad que establece relaciones entre sus miembros basada en las páginas web que agregan sus afiliados. Permite representar de una manera grafica temas de nuestro interés y agrupar las páginas que visitamos entorno a ellos, de esta forma construimos nuestra propia red de intereses y logramos conectarnos con otros miembros de la comunidad afines a nosotros. Pearltress ha lo grado desarrollar un sistema de catalogación de páginas web basada en los criterios de sus miembro, de tal forma que las búsquedas son mas orgánicas y focalizadas. Esta comunidad es útil para el descubrimiento de nuevos espacios en la web asociados a nuestros intereses y al networking con personas que comparten nuestras mismas inquietudes. La interfaz grafica permite navegar las redes de los miembros sin limitaciones, puedes dejar mensajes y desarrollar un hilo de conversación sobre cualquier tema, también permite postear tus hallazgos a través de twitter y es GRATIS ¡¡¡¡
Archivar Mientras Navegas ¡¡¡
Desde hace algún tiempo estaba en la búsqueda de una aplicación que me permitiera archivar las páginas web que me interesaba, así que comencé a usar servicios como Delicious o Evernote pero buscaba algo más práctico. Recientemente me “tropecé” con Read It Later, una aplicación muy sencilla que se integra a firefox (entre otras plataformas) y permite archivar los URL de las paginas que te interesan a fin que puedas leer los artículos posteriormente. Puedes asignar Hashtag para agruparlos en listas por intereses, mantienen un control cronológico de cada link, se sincroniza con dispositivos móviles y también te permite difundir tus link a través twitter, facebook entre otras redes sociales. Si navegas mucho y quieres recopilar rápidamente los artículos que interesan para luego leerlos o compartirlos, esta es la aplicación que buscabas. También tienen en desarrollo una aplicación desktop, se llama Digest, que ordenará automáticamente la información archivada y te permitirá leerlo como si se tratara de tu diario electrónico personalizado.
Social Media para Equipos de Trabajo
El impacto de las redes sociales ha llegado al ambiente de trabajo de la mano de aplicaciones web que ayudan a mejorar la comunicación de los equipos de trabajo y hacer seguimiento a las distintas tareas. Lograr integrar en un mismo ambiente de trabajo la asignación de tarea, disponibilidad de recursos y la posibilidad de comunicarse sin importar la ubicación geográfica de los integrantes del equipo, es un impulso a la productividad de las empresas. Así nace la Social Media para grupo de trabajo empresariales, estas aplicaciones permiten a un gerente de proyecto agrupar virtualmente a sus colaboradores, asignar tareas, controlar la ejecución del proyecto y en algunos casos llevar un control en linea de los costos. Son aplicaciones adecuadas para cualquier equipo de trabajo, sin embargo los equipos con colaboradores ubicados en distintos puntos geográficos agradecerán el uso de estas aplicaciones. Si twitter y facebook son indispensables para ti, debes usar estas aplicaciones con tus colaboradores y seguramente lograrás capitalizar habilidades de la web 2.0 en favor de los objetivos empresariales.
Del universo de aplicaciones que hay en la web con este fin, estas son las que me llamaron la atención:
Anímate a evaluar estas aplicaciones e integrar elementos de la web 2.0 a tu rutina de trabajo.
Aprender Ingles en Stereo
El español es el segundo idioma mas hablado en el mundo (Top Ten de los idiomas mas hablados) pero los negocios se hablan en ingles. En esta era de la globalización de las comunicaciones conocer este idioma es vital ya que la mayoria de contenidos digitales en la web están es el ingles (Top Ten de los Idiomas en Internet), así que es indispensable aprenderlo como segunda lengua. Esta situación no es tan fácil para la mayoría de nosotros, mas si eres un rebelde de los métodos de aprendizaje como Yo. La formula de aprender con el libro, el “teacher” y la gramática siempre me desanimo, pero este era el método mas utilizado por la grandes academias. Luego con la incorporación de la computadora se agregaron elementos multimedia pero con el mismo espíritu de aprender a partir del vocabulario y la gramática. Realmente nada mas aburrido que eso y ni hablar del esfuerzo mental de la traducción simultanea en nuestra cabeza que no encontrábamos como erradicarla, al final las clases se convertían en una tortura. Pero en el TL de mi twitter encontré una opción interesante que me llamo la atención, ya que tiene clases en audio con traducción simultanea, por un odio escuchas el dialogo en ingles y por el otro en español, es un aprendizaje en stereo y el método asegura que esta técnica ayudará a pensar en ingles rápidamente. El sitio web es el siguiente: www.binaurality.com, la propuesta de aprendizaje es interesante y la metodología nos permite aprender ingles en cualquier momento y de una forma mas natural. Una opción que vale la pena evaluar.
Internet y los Negocios en Latinoamerica
Cada vez mas la penetración de Internet en los distintos ámbitos de la vida diaria se hace mas evidente. Hace unos 15 años los contenidos en red estaban enfocados básicamente a información corporativa y contenidos generados por las empresas que podían pagar el desarrollo de paginas web, que para ese momento eran muy costosas. El alto costo del acceso a Internet reducía el tamaño de la audiencia lo que hacia a este medio un canal de distribución de información elitesco. Ya las cosas han cambiado mucho, Internet goza de una audiencia de miles de millones de persona y se puede tener una pagina web gratis. Esta tendencia que ha contagiado al mundo ha despegado con mucha fuerza en latinoamerica y esta generando importantes oportunidades de negocio y la captación de nuevos clientes. Hoy mas que nunca es importante que las empresas tradicionales utilicen los recursos de la web 2.0 para establecer contacto con sus clientes y lograr una conexión emocional con ellos. El mercadeo directo y la publicidad tradicional se están transformando y están encontrando un espacio en la Internet, la publicidad ahora es dinámica, personalizable y con la ventaja que pueden ser cuantificada su efectividad. ¿ Su empresa se promociona en la Internet? si no lo esta haciendo es hora de dar un paso al frente y comenzar a trabajar en ello. Ya se empieza a acuñar el termino de “Nativos Digitales”, es una nueva generación que produce y consumen contenidos, establecen relaciones a través de las redes sociales y también serían los que marcaran la pauta en el consumo de productos y servicios en la web. Ya se puede observar que la selección de un producto o un servicio se apoya en las recomendaciones de las redes sociales de los consumidores potenciales, sin embargo aun el posicionamiento de marca gana terreno a través de la publicidad tradicional. La publicidad por referencia se ha digitalizado y las empresas deben entender como interactuar en ese nuevo mundo digital. A pesar de que los indices de penetración de la Internet como canal aun no superan a los medios tradicionales, esto cambia cada vez mas rápido y la publicidad electrónica se hace interesante para los anunciantes. Es el momento de invertir en promoción en las redes sociales y generar estrategias que permitan interactuar de forma efectiva con clientes y mercados potenciales. En el articulo de Carlos Jimenez titulado “Medios Sociales y Principios Basicos de Negocios” hace referencia a una frase que debemos tener en cuenta: “Los Medios Sociales son sólo herramientas modernas para hacer algo muy básico para los negocios” (Ramon De Leon)… lo mas básico en los negocios es vender. La clave no esta en cambiar nuestros negocios, lo que debemos cambiar es la manera en que nos relacionamos con el mercado.
¿ Que están haciendo sus empresas actualmente para promocionar sus productos en la era digital?. Comparte con nosotros tu experiencia.
¿Son realmente Gratis las Aplicaciones Open Source?
Quizás uno de los grandes avances en la comercialización del software son las aplicaciones definidas como Open Source (OS). La presión de los costos del licenciamiento tradicional y una nueva generación de programadores lograron impulsar esta modalidad en el desarrollo y comercialización de aplicaciones que en principio es ofrecida de forma “gratuita”, ya que el costo de licenciamiento es cero, pero ¿Realmente son gratis? En mi experiencia les puedo decir que no son gratis, pero su costo de mantenimiento a largo plazo genera economías importantes para las empresas. Como lograr materializar estos ahorros para su empresa, aquí algunos tips:
- ¿Donde usar aplicaciones Open Source?: en las áreas debajo riesgo estaría todo lo que es ofimática y retoque de imágenes, en estas áreas es muy sencillo emprender un piloto con aplicaciones OS y ver resultados a corto plazo. En las áreas Administrativas existen buenas aplicaciones pero es recomendable evaluar los proceso, los niveles de confiabilidad y la dinámica del negocio para determinar la viabilidad de la aplicación, en este segmento están mas beneficiadas las Medianas y Pequeñas empresas ya que existen excelentes aplicaciones ERP y CRM con procesos estándar de negocios y paquetes de parametrizacion a bajos costos. El área idónea para iniciar la explotación de aplicaciones OS son los departamentos de S&T ya que existen muchas aplicaciones desarrolladas para mantenimiento, operación, monitoreo y protección de la infraestructura informática.
- ¿Cual es el costo de estas aplicaciones?: hay aplicaciones que realmente son de cero costos (como las de ofimática y aplicaciones personales), pero en general el costo está asociado a la implementación y parametrizacion de la aplicación. Los sistemas desarrollados para empresas son representados por asociados de negocios que apoyan en el proceso de puesta en marcha de la aplicación, por lo tanto el mayor gasto está asociado a estas labores de consultoría. También puede ser acordado un contrato de servicio anual para futuras parametrizaciones según la evolución de su negocio.
- ¿Cual es la Vida Útil de estas Aplicaciones y cuan Rentables son?: la vida útil dependerá de la evolución de los procesos manejados por esta aplicación y su escalabilidad. Es aconsejable realizar una planificación a mediano plazo y tratar de estimar las tasas de crecimiento en los requerimientos informáticos a fin de seleccionar las aplicaciones que puedan acompañar a la organización durante más tiempo. En este punto el nivel de madurez de la organización es importante para definir la vida útil y su Rentabilidad. En empresas que tienen un mercado maduro y su negocio ya cuenta con una plataforma informática, las aplicaciones OS ayudaran a reducir los costos operativos de las unidades de tecnología y de negocios de una forma significativa, cuando hablamos de empresas que está iniciando operaciones la decisión mas razonable es sacar el máximo beneficio a aplicaciones OS ya que esto les provee tecnología a un muy bajo costo. Las empresas que están adoptando nuevas tecnologías impulsadas por un crecimiento organizacional deben evaluar detenidamente estas aplicaciones ya que de no seleccionar correctamente se pueden enfrentar a reparametrizaciones o cambios de plataforma en el corto plazo lo que puede aumentar el gasto informatico.
Anexo encontraran algunas aplicaciones que pueden evaluar:
- Para el control de proyectos en este post encontraran varias alternativas Open Source: Herramientas para Controlar Proyectos.
- En el caso de Control de Tareas acá encontraran algunas alternativas: Control de Tareas
- En el área de Ofimática esta Openoffice, también IBM tiene una aplicación Open Source llamada Symphony.
- Para Gestión empresarial tiene: Primavera Express (ERP), BulmaGes, SugarCRM, Simpleinvoice, Trey-Factur, IQ Desk (adecuadas para profesionales independientes y Pequeñas empresas).
- Monitoreo, Redes y Seguridad Informática: Nmap, Comodo, Zenoss, ebox y Zabbix.
Si deseas explorar otras aplicaciones, aqui tienes un Listado de 30 aplicaciones Open Source
Existen muchas aplicaciones que pueden ayudarlos a reducir el costo de mantenimiento de su plataforma informática o apoyar sus actuales procesos de actualizacion, animense y evalue alguna seguro podra lograr ahorros en su gestion.
Si conoces alguna aplicacion interesante o tienes experiencia en la implementacion de aplicaciones Open Source puedes dejar tu comentario en beneficio de la comunidad.
Herramientas para Controlar Proyectos
En la era de las web 2.0 se han desarrollado muchas herramientas gratuitas para la planificación y control de proyectos. Hace algunos años Primavera y Project eran los software a la vanguardia de la planificación de proyectos. Ahora hay software para controlar distintos tipos de proyectos dependiendo de la disciplina y la envergadura del mismo. En este post hare referencia a varias herramientas para el control de proyecto disponibles en la web de forma gratuitas.
Las siguientes herramientas son adecuadas para profesionales independientes o pequeñas empresas:
- Klok: aplicación para el control de pequeños proyectos personales, desarrollada en Adobe Air, muy fácil de manejar.
- Open Workbench: aplicación open source excelente para sustituir a Microsoft Project. Si es un profesional independiente o PYMES que necesita manejar proyectos, este software gratis es una buena opción.
- Openproj: otra aplicación open source de fácil instalación sustituto de Microsoft Project.
- Doolphy: es una herramienta web para el desarrollo de proyectos, muy sencilla pero adecuada para pequeños equipos de trabajo, aun está en su fase beta.
- Huddle: mi herramienta preferida para el manejo de proyectos on line, es muy potente, de fácil manejo y con gran capacidad para el trabajo colaborativo. Tiene una versión gratuita limitada, si necesita manejar muchos proyectos en simultaneo es recomendable migrar a un plan pago.
Si su empresa requiere software más especializado y cuenta con un departamento de S&T estos software pueden ser útiles:
- Project-Open: un software que puede funcionar como puente entre un ERP y un PM, es open source pero requiere dedicación para su instalación y parametrizacion.
- Agile Project Management: un software especializado para la planificación y control de proyectos de desarrollo de software.
Dedicar tiempo suficiente a la planificación de actividades de un proyecto y utilizar una herramienta adecuada para su control y gestión es fundamental para lograr los objetivos propuestos.
¿ Conoces otra aplicación para el manejo de proyectos ? … compartela con nosotros ..
